3.0+Drøftinger

**3.1 Innledning** For begge prosjektene er det noen faglige fellesnevnere som vi velger å belyse før vi går inn på erfaringene fra uttesting av Wikiene. Det første temaet vi ønsker å belyse nærmere er;

**3.2 Hva er en organisasjon?** En organisasjon er et sosialt system, som er bevisst strukturert for å oppnå felles mål. (Thorsvik & Jacobsen, Hvordan organisasjoner fungerer, 2010, s 13). Begrepet sosialt betyr menneskene som er i systemet og for å forstå organisasjonen, må man forstå menneskene i den og hvordan de virker inn i en organisasjon. Det er ikke meningen å drøfte inngående organisasjonskultur i denne oppgaven, men det er et aspekt som vi mener er viktig å ha med seg når man skal implementere nye teknologiske verktøy i en organisasjon og det er forståelsen av det åpne systemteoretiske perspektiv.

Det åpne systemteoretiske perspektivet er opptatt av samspillet mellom menneskene i en organisasjon og omgivelsene den er i. Skjematisk kan det fremstilles på følgende måte:



** Skjemaets innhold tar utgangspunkt i Jacobsen & Thorsvik sitt åpne systemteoretiske perspektiv (Jacobsen & Thorsvik, Hvordan en organisasjon fungerer, 2010, s 19) og kan forklares på følgende måte; Omgivelser er miljøene organisasjonen befinner seg i eller må tilpasse seg. Formelle trekk er organisasjonenes mål, strategi og organisasjonsstruktur. Uformelle trekk er organisasjonskultur og maktforhold innad i organisasjonen. Ledelse er organisasjonens ledere. Resurser er de resursene man tilfører organisasjonen. Prosesser er beslutninger, læring, endringer og kommunikasjon innad i organisasjonen, resultatene er produktene av alle faktorene. For å oppnå læring gjennom evaluering er det viktig å ta hensyn til tilbakemeldinger. Det er viktig å få med seg at pilen inne i skjemaet viser at påvirkning kan komme fra alle ledd i alle sammenhenger. Det er også vist som en pil fra resultater og tilbake til resurser i det åpne systemteoretiske perspektivet. **

** Både Statens vegvesen og Tinn Arbeiderparti er organisasjoner konstruert for å oppnå egne mål. I denne oppgaven kan implementeringen av en Wiki sees på som en resurs som man ønsker skal endre og forbedre intern kommunikasjon i organisasjonen. Gjennom prosesser blir Wikiens utforming og innhold påvirket av hva som er målene for organisasjonen. Meningen med innføringen må ikke være på tvers av fastlagt kommunikasjonsrutiner. Den bør ta hensyn til **** organisasjonskultur som kanskje har en utfordring på stadig nye innføringer av datateknologi? Prosessen må ledes og koordineres og til Gjennom oppgave skriverne har utforming og testing ledere som koordinerer gjennomføringen. Til slutt vil man ha et sluttresultat på bakgrunn av prosessen man var igjennom.. For å ha mulighet til evaluering og læring underveis er det viktig at man t Tar man hensyn til tilbakemeldinger. Dette er sikret i våre Wikier gjennom spørsmålsstillinger til brukerne og en egen tilbakemeldingsfunksjon i Wikien, slik vi har i våre Wikier, vil man ha en sjanse til å evaluere og justere prosessen i den hensikt å oppnå best mulig resultat. **

** Så ved å forstå en organisasjon og noe av de grunnleggende tingene for hvordan en organisasjon fungerer kan man bedre utforme og implementere ny teknologi slik som en Wiki. **

**3.3 Commodities** Commodities er varer og tjenester som flere leverandører tilbyr, og som uten videre kan erstatte et annet produkt eller en tjeneste. En viktig faktor for at noe blir commodities er prispress. I vår oppgave snakker vi om digitale tjenester. Disse har en utgift i å bli produsert (grensekostnader), men etter at de er produsert vil kostnaden knyttet til spredningen og delingen av varen være tilnærmet lik null. Transaksjonskostnadene på digitale varer som lastes ned over nettet reduseres til grensekostnader, eller tilnærmet lik grensekostnader. Etterhvert som man får dekket inn utgiftene til produksjon, vil tjenesten kunne tilbys billigere og billigere og kanskje også gratis for forbrukeren.

Eksempler på commodities, enten tjenester eller leverandører er:
 *  [|Dropbox] og [|Jotta] , er eksempler på tjenester som tillater lagring av data i nettskyen og på enhver enhet hvor du har internett har du tilgang til alle filene dine. Ved hjelp av programvare utviklet av disse selskapene og såkalte [|SDK] og [|API] kan du få tilgang til dokumentene direkte fra dokumentbehandlingsverktøyet og lagre til og fra nettskyen som en hvilken som helst harddisk eller USB-minnepenn.
 *  [|Google documents] fungerer som [|Microsoft Office], men har i tillegg flere muligheter for å samarbeide i dokumentene samtidig. Google documents lagrer også dokumentene i nettskyen.
 *  Wiki-løsninger er nettsider som hvem som helst kan opprett og redigere. Wiki har muligheter for å sette rettigheter på hele eller deler av sidene. Flere kan bruke sidene samtidig, og en redigeringshistorikk holder orden på hvem som har redigert siden, når den ble redigert og hva som ble redigert. Eksempel på wikitjeneste er f.eks. Wikispaces
 *  [|Yammer] er en tjeneste som ligner [|Twitter] og [|Facebook], men er til bruk innad i bedriften i et sikkert og privat miljø.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Felles for alle disse er at de har flyttet seg fra push-informasjon over til pull-informasjon. Forskjellen er at ved push bestemmer jeg mottaker av informasjonen jeg vil formidle, mens ved pull så er det jeg som bestemmer hvilken informasjon jeg vil motta. Pull-informasjon har blitt den nye måten å innhente informasjon og en raskere og mer effektiv måte å samarbeide på, ved at jeg, du eller andre bruker tid bare på det vi kan eller det vi er interesserte i. På denne måten kan vi opprettholde fokus lengre og mer effektivt.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">I alle prosesser og arbeidsoppgaver finnes det ledd eller elementer som kan være med på å drive prisene oppover. Er man de bevisst kan man i stede få til å redusere fordyrende ledd eller elementer. Dette kaller man transaksjonskostnader. Vi ønsker å belyse dette temaet her;

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 19px;">**3.4 Transaksjonskostnader** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Transaksjonskostnader er tiden og resursene man bruker på å finne tjenester og produkter i et marked. (A. Krokan, Den digitale økonomien 2010, s 69). Man snakker om at transaksjonskostnader blir delt inn i seks kategorier. Søkekostnader, informasjonskostander, forhandlingskostnader, beslutningskostnader, evaluerings- eller undersøkelseskostnader og tvangskostnader. Alle kategoriene betegner stadier i en prosess hvor man må bruke tid og resurser på å behandle en vare fra start til slutt. Man har et behov som man søker etter en løsning på, man innhenter informasjon om produktet, man forhandler om pris, man gjør noen avveiinger for og i mot før man tar en beslutning, man evaluerer kjøpet i selve bruken av produktet og hvis varen ikke står til forventningene eller har uforutsette feil og mangler påløper det utgifter man i utgangspunktet ikke hadde regnet med. Arbeidet med å redusere transaksjonskostnadene vil øke organisasjonens fortjeneste, enten det gjelder økonomiske utgifter, eller tidsbruken på de forskjellige stadiene i en prosess. Tid er ikke alltid penger, men den er allikevel ofte en dyrbar resurs.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 19px;">**3.4.1 Transaksjonskostnader i Statens vegvesen** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Statens vegvesen har veldig mange fagområder og arbeidsområder, så det er vanskelig å si noe om transaksjonskostnader generelt for Statens vegvesen. Tar vi utgangspunkt i prosjektet E18 Tvedestrand - Arendal ser vi at transaksjonskostnadene dreier seg i stor grad om anskaffelser. Tiden og ressursene vi bruker på å gjøre en anskaffelse er store, men det meste er regulert gjennom loven om offentlige anskaffelser.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Vi må først utarbeide et konkurransegrunnlag som beskriver hvilke(n) tjeneste(r) vi ønsker. Offentlige anskaffelser er regulert av lov, så når konkurransegrunnlaget er ferdig, blir det publisert i en tjeneste kalt Doffin. Er forventet verdi av tjenesten(e) over fem millioner så kreves det i tillegg EU-utlysning gjennom TED. Loven om offentlige anskaffelser regulerer hvor lenge konkurransegrunnlaget skal ligge ute. Denne perioden er det tjenesteyter har tilgjengelig for å utarbeide et tilbud til prosjektet.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Når tilbudene så kommer inn så er det vår jobb igjen å vurdere og rangere tilbudene før vi velger det som er //økonomisk mest fordelaktig.// Hvilket som blir valgt er avhengig av kriterier som er gitt på forhånd sammen med konkurransegrunnlaget. Avhengig av type konkurranse så er potensialet for reduksjon av transaksjonskostnadene størst under utarbeidelse av konkurransegrunnlaget. Er oppdraget av en slik art at tjenesteyter gir en fast pris på oppdraget kan transaksjonskostnadene knyttet til forhandling fort bli store. Forhandlinger knyttet til om noe er en del av fastpristilbudet, eller om det skal være tilleggsarbeid.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">En wiki kan i denne sammenhengen være til hjelp. Ved å bruke en Wiki kan man kanskje få større deler av Statens vegvesen til å være med på å kvalitetssikre konkurransegrunnlaget og på den måten redusere transaksjonskostnadene knyttet til forhandlinger. Forhåpentligvis vil en wiki og bidra til at det totalt blir brukt mindre tid på utarbeidelsen av grunnlaget og kostnadene knyttet til det er redusert de og.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 19px;">**3.4.2 Transaksjonskostnade Tinn Arbeiderparti** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">For Tinn Ap sin del er det ikke kjøp og salg av varer som er aktuell, så transaksjonskostnadene her er tiden fremfor penger. Det er også riktig å fremheve relasjonskostnadene som er i organisasjonen. Relasjonskostnader er en form for transaksjonskostnader. Relasjonskostnader er en effekt av at Tinn Ap er en kunnskapsbasert organisasjon. Vi er alle kunnskapsmedarbeidere hvor den enkelte i organisasjonens er dens verdier satt i system og ut i praktisk politikk. For oss er det viktig å bygge opp, videreutvikle og beholde den kompetanse som vi til en hver tid besitter. Et medlem med lang erfaring og stor kunnskap som enten bytter parti eller slutter er et tap for organisasjonen i form av engasjement og kompetanse. Det å rekruttere, beholde og videreutvikle nye medlemmer og deres kunnskap tar tid og det er bygget på engasjement og gjensidig tillit. Tiden og eventuelle utgifter for å oppnå denne tilliten og kollektive kompetansen kalles relasjonskostnader (A. Krokan Den digitale økonomi 2010, s 72 og 84)

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Før 2007 var informasjonstilgangen via medlemsmøter. Møtene ble lagt i forkant av kommunestyremøtene som avholdes ca en gang i mnd. Utover det var det tidvis utsending av brev eller innkalling til ekstraordinære medlemsmøter via annonsering i lokalavisa, Rjukan Arbeiderblad som var løsningen for å få ut aktuell informasjon. Dette medførte at få viste mye, mens medlemsmassen viste lite. Informasjon er kunnskap og makt. Opplevelsen av at få viste mye og brukte dette i diskusjonssammenheng for å belyse sine synspunkt, gjorde at man nærmest ble det som populært kalles, stemmekveg. Det å stille opp på medlemsmøter er tidkrevende og forfallet var stort, informasjonen nådde ikke ut til de den var ment for i den grad man hadde et potensiale til.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Ved å legge opp til jevnlige informasjonsutsendinger via en felles mailadresse slik vi gjorde etter kommunevalget i 2007, økte man muligheten for informasjonsspredning og den enkeltes medlems mulighet til å få med seg aktuellinformasjon. Dagsaktuell informasjon kom ut den dagen den var aktuell og ikke først på et medlemsmøte noen uker senere. <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Det var noen bakdeler med systemet. Vi er en demokratisk organisasjon som følger beslutninger etter et flertallsvalg. Balansen mellom å sende ut info og kanskje be om tilbakemeldinger, opp i mot å la medlemsmøte gjøre alle vedtakene skapte noen brytninger i organisasjonen som det er viktig å være bevisste på i bruken. Allikevel var fordelene så mange at de overskygger utfordringene og ordningen har holdt seg til den dag i dag.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Gjennom å øke informasjonsspredningen, muligheten til å involvere seg uten å måtte møtes rundt et bord, og selv bestemme hvor mye man ønsker å involvere seg i arbeidet har gjort at man har kunnet redusere antall møter og øke den kollektive kunnskapen i organisasjonen. Vi får mer info for mindre tidsbruk på møter, gjennom å senke transaksjonskostnadene. <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Mailutsendingene har en stor utfordring. Den er passiv for mottageren. Du mottar mailen og trenger ikke gjøre noe mere. I vårt system er du en av 140 mottagere, og da er terskelen stor på å gi tilbakemeldinger på aktuelt tema. Det er lett å ikke gjøre noe mer enn kun motta mailen. En mail er ofte også en av mange andre mailer, slik at muligheten for å glippe på viktig info er høyst aktuell. Opprettelsen av en Facebook side for Tinn Ap var et forsøk på å være ute på en viktig arena, og samtidig forøke å få engasjement i debatter og innspill. Det ser ut som man har mindre terskler for å delta og engasjere seg i en debatt på Facebook enn for eksempel i en avispolemikk.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Gjennom faget Teknologi og samfunnsendring kom jeg på tanken om å gjøre noe med utfordringene som ligger i å la info kun gå gjennom mailutsending og samtidig gjøre noe med lysten på å få økt en kollektive kunnskapen i organisasjonen og derigjennom få til et ennå større engasjement i Tinn Ap. Wiki ble da en løsning som jeg ønsket å teste ut. <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Nå har vi sett på hva commodities og transaksjonskostnader er. Nå ønsker vi å se på hva samhandling er og hva samhandling kan bety for organisasjoner.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 19px;">**3.5 Samhandling i grupper** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">I både arbeidsliv og organisasjonsliv er møtepunkter eller knutepunkter hvor man kan utveksle informasjon vesentlige for å samstemme de involverte. Det kan gjøres på mange måter som for eksempel via møter, telefonsamtaler eller brev. slik som var vanlig for et ti år siden. I den nye digitale verdens muligheter har man utviklet andre metoder for koordinering og samhandling. Møter mellom mennesker er fortsatt en viktig arena, men bruken av sosiale medier slik som Facebook, Twitter, Wikier og blogger skaper nye muligheter for interaksjon og samspill mellom deltagere. <span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Eksemplene som ble nevnt er noen av de mange mulighetene som ligger i de digitale tjenester på internett og de kalles for [|Web 2.0]. I betegnelsen Web 2.0 ligger det tre kriterier. <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">De tre kriteriene er hentet fra Wikipedias definisjon på overgangen til Web 2.0 i kommunikasjon i de digitale mulighetene på internett.
 * 1) <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">Utviklingen av publiseringsverktøyer som gjør det mulig for folk å opprette og vedlikeholde delt innhold i fellesskap (Wiki mulighetene er et godt eksempel på dette)
 * 2) <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">Overgangen fra lokal lagring til nettlagring av personlig data som epost og bilder (med tjenester som  [|Yahoo], [|Hotmail] og [|Gmail]  )
 * 3) <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">Utviklingen av tjenester som legger vekt på forbindelsen mellom mennesker, og ikke bare dokumenter (for eksempel sosiale nettverk som  [|Facebook], [|Twitter,][|Linkedin]  og  [|Pintrest] )

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Skulle man sett på hva deltagere la i samhandling i grupper på henholdsvis 70, 80, 90 og 2000 tallet ville definisjonene og opplevelsene vært veldig forskjellig. Men der hvor sammenligningspunktene kanskje er størst i tidsspennet 1970-1995, har muligheten for ny kommunikasjon virkelig fått fart etter det. På midten av 1990 tallet ble internett for fullt introdusert i Norge, og e-postens tid startet for fullt for mange av oss. Begrepet Web 2.0 ble introdusert i 2004 av Dale Dougherty og mulighetene for ytterligere forbedringer og kontaktpunkter vil kun stoppes av vår fantasi og evner til å finne opp nye muligheter, metoder og evner til å ta de i bruk.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">** Hva betyr nå dette i et samhandlingsperspektiv? ** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Samhandling er aktiviteter og gjøremål som gjennom koordinering i en prosess med to eller flere aktører har til hensikt å oppnå definerte mål. Dersom transaksjonskostnadene er minimalisert på de områdene man kan gjøre dette og tjenesten har blitt en commodities ja da ligger en del til rette for at samhandling kan finne sted. Dersom man har gode prosesser og folk til å drive koordinering, vil opplevelsen av å samhandle bli positiv fremfor et ork hvor man må stå for alt arbeidet selv. Hensikten i vår oppgave er å gå fra et push system hvor aktører kun mottar, til et pull system hvor aktørene er mer aktive i selve samhandlingen og gjøremål som skal utføres.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 120%;">3.6 Sikkerhet
<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Sikkerhet er et tema som står sterkt i Norge. Relativt nylig har vi en kommune i Norge som tok i bruk Google Apps for å få redusert sine kostnader knyttet til kontorstøtte. [|Datatilsynet] var relativt raskt ute og satte foten ned til bruk av nettskytjenester der det behandles personopplysninger. Det gjør at alle norske kommuner og statlige etater ikke kan bruke slike tjenester som Google Apps og wikispaces.com. Datatilsynet krever at tjenester som dette skal følge norsk og europeisk lovgivning knyttet til personvernet. Så lenge dette ikke er tilfredsstilt, kan ikke norske kommuner eller statlige etater bruke slike tjenester.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">For Statens vegvesen sin del er det meste av det vi produserer offentlig, og ikke nødvendigvis problematisk at det blir brukt fritt tilgjengelige tjenester, men samtidig er det meste vi produserer unntatt offentligheten underveis i produksjonen. Et konkurransegrunnlag for eksempel skal være tilgjengelig for alle samtidig. Ved bruk av en offentlig wiki som wikispaces.com vil ikke dette nødvendigvis være tilfellet. Samtidig så stilles det krav gjennom loven om offentlige anskaffelser til hvordan konkurransegrunnlag skal offentliggjøres, og hvor lange perioder det skal gå mellom hvert ledd i en anskaffelse.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">I undersøkelsene underveis i oppgaven har det kommet frem at Statens vegvesen har en egen wiki som en del av sitt intranett, hvor det er bare ansatte i Statens vegvesen og andre inviterte som har tilgang til wikien, og sikkerheten vi har snakket om her er ikke egentlig et problem for Statens vegvesen.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">For Tinn Ap derimot, som er en frivillig organisasjon, er situasjonen en annen. Tinn Ap har ikke egen serverpark eller eget domene som Statens vegvesen har. Dermed er de avhengig av commodities for å løse sine utfordringer på en fornuftig måte. Tinn Ap behandler heller ikke personvernopplysninger på samme måte som norske kommuner og offentlige etater og kan dermed bruke commodities som er fritt tilgjengelig for å bedre tilgangen på informasjon og styrke sin egen organisasjon.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 20px;">**3.7 Redigeringshistorikk** <span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> I Wiken har man gode muligheter for å holde oversikt over redigeringshistorikken på sidene. Gjennom funksjonen [|Recent changes] kan man følge med på hvem som endrer, når dette skjedde og hva som ble endret. Funksjonen sikrer en sporbarhet på hva som foregår inne på Wikien og gir samtidig en god mulighet for å kunne følge opp og kvalitetssikre faginnholdet.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">I Statens vegvesen Region sør, nærmere bestemt prosjekt E18 Tvedestrand - Arendal, har den gjeldende standard for digital samhandling vært felles server med en standardisert katalogstruktur hvor dokumenter og andre filer har blitt lagret underveis i arbeidet med å komme frem til et felles resultat. Det største og mest arbeidskrevende dokumentet er en hovedrapport i en kommunedelplan med konsekvensutredning. Dette ble et dokument på 135 sider. Denne rapporten inneholder utdrag fra andre temarapporter i tillegg til diverse kart og vedlegg. For å komme frem til resultatet, ble hovedansvaret tildelt en person, mens resten av oss skrev deltekster, kopierte inn sammendrag fra temarapporter og korrekturleste det som ble skrevet. Når alt var i rapporten fikk jeg ansvaret for å sjekke formatering, layout og generelt den siste finishen.
 * <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 19px;">3.8 Erfaringer fra Statens vegvesen **

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> I forbindelse med denne oppgaven har jeg gitt prosjektet i oppdrag å opprette en wiki for å prøve hvordan det fungerer som verktøy. Dessverre var testperioden i samme periode som kommunedelplanen med konsekvensutredning var ute på offentlig ettersyn med begrensede muligheter for å prøve wiki i en reell arbeidssituasjon. Det ble derfor valgt å la gruppen opprette en wiki selv og legge inn svarene på spørsmålene som ble stilt. Wikien kan du finne på: []. Spørsmålene som ble stilt finner du her: http://sos6501-sblindheim-byss73.wikispaces.com/Sp%C3%B8rsm%C3%A5l+stilt+til+E18-gruppe.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Testgruppen hadde lite kjennskap til hva en wiki er. De fleste har fått med seg mediedekningen av Wikileaks og bruken av Wikipedia som leksikon. En person viste hvordan det fungerte, men ingen har brukt wiki selv før de ble "presset" til det nå i forbindelse med denne oppgaven. Etter at de har fått prøve wiki og selv redigert sidene, overskriftene og teksten er gruppen enige om at det fremstår som et kraftig verktøy for å jobbe sammen for å komme frem til et felles resultat. <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Dette gjelder kanskje spesielt dersom deltagerne i en wiki ikke jobber i samme firma eller er tilknyttet det samme nettverket for tilgang til de samme filene. I E18-prosjektet har vi hatt innleide konsulenter fra Asplan Viak AS, som delvis har sittet i kontor med Statens vegvesen og delvis på egen kontorlokasjon. Dette har gjort det utfordrende å løse oppgavene i fellesskap.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">En fordel med wiki som det pekes på er muligheten til å arbeide sammen samtidig. På denne måten senkes koordineringskostnadene. I stedet for at alle gir innspill til en person som skal koordinere dokumentene, så gir alle sine innspill direkte i wikien og teksten blir til etterhvert som alle legger den inn. Dersom målet er et felles resultat der alle skal delta, alle skal skrive noe og korrekturlese teksten gjør wiki at det kan gjøres raskere og mer strømlinjeformet enn på tradisjonelt vis. For at deltagerne i testgruppen fra Statens vegvesen skal ta i bruk wiki som et verktøy, ikke bare i jobbsammenheng men og privat og i andre sammenhenger er det en forutsetning at det er enkelt i bruk og at brukerterskelen er lav. Det kan og være aktuelt med opplæring dersom det kreves for å få tatt det ordentlig i bruk.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">En ulempe det pekes på med wiki er det at alle har redigeringsmuligheter. Vi valgte å stille spørsmålet "Hvordan håndtere evt. uenigheter? Er ballongen rød eller blå? Eller er det "bare" en ballong?" Gruppen er delvis splittet i synet, men flest mener det bør være en person som har det endelige ordet. En som skjærer igjennom og velger presiseringen eller det noe mer diffuse "bare ballong". Videre ble testgruppen utfordret på å mene noe om "push" og "pull" i forbindelse med informasjon. Ingen hadde hørt om begrepene før, men en forsøkte seg med følgende: "Kanskje det betyr å trekke ut og dytte inn informasjon?".

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Avslutningsvis skulle testgruppen vurdere hvordan det har vært å prøve en wiki. Resultatene fra det spørsmålet viser nok at gruppen henger litt fast i gammel måte å arbeide på. Selv om de er åpne for å ta i bruk nye verktøy, så virker det som om arbeidsprosessene henger fast i industrisamfunnet, noe følgende setning kan stå som en illustrasjon på: "Greit verktøy, men muligheten for å legge inn dokumenter og rette de direkte på siden hadde vært nyttig. Så slipper man å lagre og laste opp på nytt". Denne setningen illustrerer at testgruppen nok ikke er helt klar for å endre arbeidsrutinene sine. Det kan virke som om testgruppen ser på wiki som en erstatning for e-post. En erstatning der det legges ut dokumenter for å redigere de, men da er man tilbake til de samme utfordringene som nevnt i innledningen, hva om noen laster ned dokumentet og redigerer på det samtidig?

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">** Erfaringer fra tidligere ** <span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Tinn Arbeiderparti er et lokallag av Arbeiderpartiet i Tinn kommune i Telemark. I min tid som gruppeleder og partileder har jeg forsøkt å fremme lokallaget på en rekke forskjellige sosiale medier. Dette kan med rette kalles å brøyte vei for nye muligheter. Jobben har være som å være en bulldoser i en jungel av fordommer og motstand. I 2007 når jeg kom inn i styret i lokallaget startet vi med å lage en gruppe i [|Google groups]. Fordelen med Google groups på den tiden var at man hadde en felles mailfunksjon som nådde ut til alle medlemmer via en Googlegroups e-post adresse. Gjennom dette systemet fikk vi et online mail-arkiv. I årene som gikk ble det sendt ut ca 140 mailer i gjennomsnitt pr år. Dette var alt fra diverse informasjon, innkalling til møter og utsending av referater. En bieffekt med dette systemet var muligheten for mottagere til å kunne kommentere mailene med et svar til alle. Dette var ikke bare positivt. Ukritiske ytringer tenderte opp til å være mobbing, og man måtte til slutt gjøre noen justeringer for å forhindre dette.
 * <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 19px;">3.9 Erfaringer fra Tinn Ap **

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Fra å ikke ha noe informasjonssystem utover det å møte på medlemsmøter, var dette et kjempesprang, som de fleste etterhvert opplevde som svært positivt. Tanken i 2007 var at info styret og daværende ordfører satt på var lite verdt dersom ikke resten av medlemmene også viste om dette. Vi lagde en delingskultur.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> For å opprettholde informasjonstilgangen utvidet vi arenaene man kunne bli med på, eller hente informasjon fra. [|Facebook] og senere [|Twitter] gjorde at vi kommuniserte bredere, mere og med flere medlemmer en noen gang. Oppfattelsen av selve bruken av sosiale medier er veldig delt i Tinn Ap. For noen er dette et underholdningssted, noen bruker det for å følge med på andre, noen utleverer mye informasjon, for andre er det nærmest å banne å si at man bruker sosiale medier som Facebook. Twitter var, og fortsatt er, nesten helt ukjent for de fleste i partiet. Må vi ha det også, er vel den jevne holdningen i Tinn Ap på denne tjenesten. Allikevel har den fått sin tilhengerskare, og med mulighetene til å poste Twitter meldinger på Facebook og omvendt har man blitt mer oppmerksom på at den finnes og at den kan være kjekk til sine ting. For meg er retningen viktig. Vi har gått i fra en holdning hvor tjenestene er unødvendige, til kjekk å ha. det er utvikling i en positiv retning.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">** Hvorfor Wiki? ** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Etter en sonderingsrunde var det ingen som kjente til Wiki fra før av. Det vil si, ingen viste noe om det, men alle kjente til Wikipedia. Når Wikipedia ble brukt som inngangsport i forklaringen på hva en Wiki er og samtidig sende ut en video til testgruppa fra YouTube som på en enkle og veldig informativ måte forklare hva Wiki er økte forståelsen raskt. <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Opplevelsen av at tjenesten er gratis, tilgjengelig for alle og enkel i bruk var min hovedfaktorer for hvorfor man skulle teste ut denne metoden. Det ble tidlig vurdert om man skulle lage en hjemmeside, eller forsøke å bruke tjenesten MeetingWords hvor man kunne få noe av den samme interaksjonen i informasjon som var ønskelig. MeetingWords ble allikevel ikke en aktuell tjeneste, da den ikke hadde alle funksjonene og mulighetene som en Wiki kunne tilby.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Det tok meg kun noen få minutter å plante "frøet" for Wikien gjennom å opprette en egen side. Wikien fikk navnet http://tinnap.wikispaces.com/. Det tok kun noen nye minutter før Wikien begynte å få noen sider og faginnhold. Ved å bruke edit og save funksjonene, samt forstå hvordan man opprettet nye linker og sider var man i full gang med å lage en Wiki. Når medlemmene var invitert og hadde begynt å legge seg til i medlemsbasen, begynte også tilbakemeldingene å komme. I en mail før opprettelsen av Wikien fikk testpersonene i tre spørsmål jeg ønsket at de skulle være seg bevisste i bruken.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">De tre spørsmålene var ; <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">1. Kan en Wiki-side øke muligheten for deg til å holde bedre oversikt over informasjonen i Tinn Ap? <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">2. Hvordan ser du på Wiki som en mulig informasjonsdelingskanal i Tinn Ap? <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">3. Hvis vi skulle ha redusert mail-utsending og i stede bruke Wiki i større grad, hva tenker du da er en fordel og en utfordring med det?

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Svarene har jeg tenkt å bruke på to måter. Den ene er å gi testpersonene en hjelp til å være mer bevisste på selve uttestingen av Wikien og noen av mulighetene som ligger der. Siden Wiki var en helt ukjent mulighet for brukerne vurderte jeg det dithen at en bevisstgjøring opp i mot noen kjernespørsmål for evnt videre bruk av Wiki var viktig. Det andre jeg tenke å bruke spørsmålene til var å gi brukerne et påskudd til å benytte skrivefunksjonene i Wikien, gjennom tilbakemeldinger. Svarene vil også være med på å danne noe av grunnlaget for drøftingene mine i denne oppgaven.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">** Nye muligheter ** <span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Hva skjer når man da skal implementere en Wiki for Tinn Arbeiderparti ? Jeg må si at jeg var spendt. Tatt i betraktning mine tidligere erfaringer forventet jeg motbør på at vi nå skulle lage ennå en "ting". På den andre siden tenkte jeg at nå har vi holdt på med så mange ting på internett, så ville kanskje responsen bli mildere enn før og kanskje møtt med en større forståelse. Jeg valgte å bruke Wikien på en testgruppe først og valget falt på kommunestyregruppa. Dette er 11 personer av både menn og kvinner, unge og erfarende, dataerfarende og brukere som kun bruker dataen til å lese online aviser og motta mail. Kommunestyregruppa er ganske representativ for medlemsmassen.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Jeg forberedte kommunestyregruppa via mail i februar/mars måned i 2012, med en forespørsel om man var villig til å hjelpe meg med en eksamen. Alle var positive og med noen oppfølgingsmailer hvor jeg forberedte den enkelte åpnet jeg Wikien i april mnd. Det var en avveiing om Wikien skulle lages tidligere, men erfaringsvis vil ikke gruppen tåle en lang testperiode. Alle har en hverdag som tar enn og for å få med flest mulig valgte jeg en kortere testperiode. Wikien bygger på seg i denne testperioden. Ønsket er å få testpersonene til å tørre å ta steget fra å motta info til å bidra med info. Altså fra push til pull i terminologien. Det er et sprang for noen å tørre å gå inn å begynne å redigere på det andre allerede har skrevet, men gjennom oppfølging og oppfordring fra min side ser jeg at enkelte har turt å gå inn og justert noe info som var feil.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Det skal sies at jeg har lagt inn noen åpenbare feil i Wikien. Det være seg feil mobilnummer, mailadresse eller verv på enkeltpersoner. Håpet er at disse åpenbare feilene vil trigge de som dette gjelder til å ta steget fra push til pull, og begynne å bruke edit og save knappen i Wikien for å rette opp feilene. Det er små steg, men tanken er at dersom man opplever at det er ufarlig å rette på små ting, vil sjansen for å legge til nye ting bli større.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;">** Testperioden ** <span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Gjennom dagene med testing har 10 av 11 medlemmer i kommunestyregruppa meldt seg inn på Wikien. Antallet er som forventet og det at det ikke er 100 % oppslutning gjenspeiler antageligvis den ene personens bruk av internett, hvor bruk av sosiale medier er en uaktuell problemstilling. Det ble valgt at testperioden skulle være konsentrert, men allikevel gå over noen dager. Grunnen til det valget er tidligere erfaringer om at tiden er avgjørende for folks engasjement i uttesting av nye funksjoner. Hverdagen tar de fleste, og skal jeg be om at folk skal bruke tiden for meg, må opplegget være planlagt, styrt og ikke for tidskrevende. All den tid vi ikke vet om en Wiki er noe for Tinn Ap, ble valget å konsentrere testperioden.

<span style="font-family: 'Times New Roman',Times,serif;"> Via funksjonen Tilbakemeldinger gav jeg brukerne en oppfordring til å skrive sine synspunkter, gitt ut i fra tre spørsmål de fikk i forkant. Hensikten var å både gi brukerne en oppgave på selve navigeringen rundt på Wikien og få de til å prøve ut redigeringsfunksjonen, ved å legge igjen en kommentar. Noen tilbakemeldinger kom via mail og tekstmeldinger, mens andre ble gitt via Tilbakemeldings menyen på Wikien. Det var også noen få tilbakemeldinger via kommentar mulighetene på de forskjellige sidene inne på Wikien. Alt i alt var det 7 av 10 deltagere som gav en eller annen form for tilbakemelding.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Tilbakemeldingene var gode, men det skal sies at gjennom historikk og redigeringsoversikten ser man at noen har logget seg inn og kun minutter senere lagt igjen en tilbakemelding på de tre spørsmålene. Så hvor mye hver enkelt har brukt og satt seg inn i Wikien kan det stille spørsmål om. Allikevel så har folk en opplevelse av at det var enkelt å forholde seg til Wikien, og det var muligheter for å få bedre oversikt og redusere antall utsendte mailer.

<span style="color: #000000; font-family: 'Times New Roman',Times,serif; font-size: 16px;">Som partileder og utvikler av nye digitale tjenester via web 2.0 funksjonene på nett ser jeg at en Wiki helt klart har noen fordeler som jeg skal benytte videre. Om ikke alle er entusiaster nå, har jeg lært gjennom erfaring at flere vil oppdage fordeler med å ta i bruk ny teknologi senere. Mulighetene til kunnskapsdeling, lettvin redigering, muligheter for å bygge på og utvide med både medlemmer og faginnhold, gjør at jeg ser flere gode grunner til å fortsette å bygge ut Wikien.